Протокол общего собрания

Протокол общего собрания

Протокол общего собрания

При ведении своей деятельности различные юридические лица сталкиваются с необходимостью принятия решений с помощью общих собраний, которые должны быть оформлены с помощью протокола. Протокол  общего собрания является достаточно сложным документом, который требует специальных знаний, касающихся его составления и оформления. К составлению протокола общего собрания следует подходить очень внимательно, ведь этот протокол является правовым основанием для внесения изменений в порядок деятельности юридического лица.

Какие вопросы решаются на основании протокола общего собрания?

Протокол общего собрания нужен для решения самых различных вопросов, касающихся текущей деятельности юридического лица. Протоколом общего собрания оформляется изменение состава учредителей и участников общества. Протокол общего собрания нужен, чтобы произвести эмиссию акций. Протокол общего собрания является основанием для реорганизации или ликвидации юридического лица. 

Одним словом, протокол общего собрания нужен для принятия любых важных вопросов, касающихся коммерческой и хозяйственной деятельности юридического лица. Таким образом, круг вопросов, которые решаются с помощью протокола общего собрания, достаточно широк. Протокол общего собрания является документом, который регламентирует повседневную деятельность юридического лица.

Именно поэтому при составлении протокола общего собрания следует выполнять ряд требований, установленных как законодательными актами Российской Федерации, так и уставными документами юридического лица.

Если при составлении протокола общего собрания не будут выполнены все предъявляющиеся к этому документу требования, то различные государственные и контролирующие органы могут признать недействительными внутренние решения юридического лица, жизненно необходимые для его успешной деятельности и выполнения уставных задач.

 

Некоторые требования к составлению и оформлению протокола общего собрания

К оформлению и содержанию протокола общего собрания юридического лица законодательство Российской Федерации предъявляет некоторые обязательные для исполнения требования.

Так, например, протокол общего собрания участников акционерного общества должен быть составлен в течение 15 дней со дня проведения общего собрания. Протокол общего собрания составляется в двух экземплярах. В протоколе общего собрания обязательно должны быть указаны определенные сведения.

К сведениям, которые обязательно указываются в протоколе общего собрания, относятся время и место проведения общего собрания, количество голосов, которыми обладают участники общего собрания, протокол которого составляется, а также количество голосов, которые имеют вообще все акционеры, даже не участвующие в общем собрании, протокол которого ведется.  Также при составлении протокола общего собрания должны быть указаны фамилии и имена председательствующего на общем собрании, протокол которого составляется, либо состав президиума этого общего собрания. К обязательным сведениям, которые указываются в протоколе общего собрания, относится и повестка дня собрания.

При составлении протокола общего собрания юридического лица следует указывать основные тезисы выступлений, вопросы, по которым проводилось голосование на общем собрании, результаты всех голосований. Разумеется. В протоколе общего собрания обязательно должно быть указано решение или решения, принятые общим собранием.

 

Для чего составляется протокол общего собрания?

Протокол общего собрания является документом, который отражает ход принятия решений, которые определяют деятельность юридического лица,  коллегиально. Это касается вообще всех протоколов, не только общего собрания юридических лиц для решения различных вопросов их коммерческой деятельности, но и тех протоколов, которые документируют принятие решение различными коллегиальными органами. Так, протокол часто составляется при ведении деловых встреч, переговоров, заседаний различных комиссий и совещательных органов.

Цель протокола общего собрания (как и любого другого протокола) — зафиксировать принятые общим собранием решения и достигнутые договоренности.

Важность составления протокола общего собрания объясняется и тем, что коллегиально совместно рассматриваются и решаются вопросы, имеющие большое значение для нормальной деятельности юридического лица или организации. Именно поэтому протокол общего собрания является важным документом, в котором зафиксирован ход рассмотрения конкретных вопросов деятельности юридического лица, а также результаты решения таких вопросов.

Любая организация использует способ коллегиального принятия решений. Соответственно, умение составлять протокол общего собрания необходимо должностным лицам, которые являются членами, участниками или учредителями юридических лиц, имеющих различную организационно-правовую форму.

Даже если в какой-либо компании или фирме директор единолично принимает решения,  при нем обязательно создается совещательный орган для рассмотрения наиболее важных для деятельности компании вопросов. И рассмотрение именно этих вопросов зафиксировано в протоколе общего собрания этого совещательного органа.

Необходимая для составления протокола общего собрания работа

Для того, чтобы правильно составить и оформить протокол общего собрания коллегиального органа юридического лица, необходимо провести значительную подготовительную работу. В состав этой работы, необходимой для оформления протокола общего собрания, входит подготовка повестки дня заседания, составление и сбор необходимых документов, информирование участников общего собрания о дате, месте и времени его проведения. Для того, чтобы грамотно провести общее собрание коллегиального органа и правильно оформить его протокол, необходимо также разослать всем участникам заседания необходимые материалы, пр и необходимости — различные справки и информационные сведения по рассматриваемым на общем собрании вопросам.

Также перед проведением общего собрания коллегиального органа, протокол которого ведется, необходимо провести регистрацию участников собрания. Для этой регистрации участников общего собрания и оформления протокола используется как составление списка участников собрания вручную, так и использование для регистрации различных технических систем. В любом случае регистрация участников общего собрания важна для грамотного оформления протокола, поскольку все решения общего собрания получают силу лишь при наличии на нем кворума — необходимого количества участников, которые имеют достаточные полномочия для принятия решения.

Для составления протокола общего собрания необходимо либо стенографировать ход ведения общего собрания вручную, либо вести звукозапись общего собрания. Возможно также использование для составления протокола общего собрания и черновых записей, которые ведутся во время собрания. Важными для составления протокола общего собрания становятся и материалы заседания, например, доклады, справки, различные проекты решений общего собрания.

 

Оформление протокола общего собрания

Помимо большой подготовительной работы, которая должна быть проведена организаторами общего собрания для составления его грамотного протокола, следует обращать большое внимание и на соблюдением требований к оформлению протокола общего собрания коллегиального органа.

Так, например, протокол общего собрания может быть полным либо кратким. В полном протоколе общего собрания должны быть отражены все выступления, которые прозвучали на общем собрании коллегиального органа, а краткий протокол общего собрания представляет собой некую схему, в которой отмечаются лишь фамилии выступавших и тема их выступлений. Краткий протокол общего собрания именно поэтому зачастую и называется протоколом-схемой. Каким должен быть протокол общего собрания — полным или кратким — определяет регламент работы коллегиального органа или решает его председатель.

Оформление протокола общего собрания коллегиального органа должно быть выполнено с соблюдением требований делопроизводства к отображению реквизитов протокола общего собрания в соответствии с ГОСТом.

Как видите, оформление протокола общего собрания требует некоторых навыков документальной работы. Пренебрегать правилами оформления протокола общего собрания нельзя ни в коем случае, ведь протокол общего собрания является единственным документом, документирующим правомерность  принятых коллегиальным органом решений, а эти решения могут быть посвящены очень и очень важным вопросам деятельности юридического лица. 

Именно поэтому мы предлагаем юридическим лицам свои услуги оформления протокола общего собрания, проверки уже составленного протокола общего собрания на предмет его соответствия требованиям нормативных документов и государственных стандартов. Оформление протокола общего собрания с нашей компанией позволит вам максимально грамотно документировать ход деятельности вашего юридического лица и достичь успеха  в решении важных вопросов его развития.